Główny zakres zadań:

• Przyjmowanie dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych z komórek organizacyjnych PWPW S.A. zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz instrukcją ws. organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego PWPW S.A..
• Zapewnienie prawidłowego przechowywania, ewidencjonowania, zabezpieczania i dokumentacji (akt archiwalnych), zgodnie z instrukcją ws. organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego PWPW S.A.
• Udostępnianie materiałów archiwalnych osobom uprawnionym oraz prowadzenie ewidencji ich wykorzystania, zgodnie z właściwą instrukcją.
• Wspieranie procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania na makulaturę po uzyskaniu wymaganych zgód.
• Współpraca z właściwym administracyjnie archiwum nadzorującym archiwum zakładowe PWPW S.A. w ramach obowiązujących przepisów.
• Monitorowanie prawidłowości stosowania instrukcji i wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt załatwianych spraw, właściwej rejestracji spraw i prowadzenia akt spraw.
• Prowadzenie konsultacji i szkoleń dla pracowników w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw, realizowanych na rzecz pracowników Spółki, w tym dla osób przekazujących dokumentację do archiwum zakładowego PWPW S.A.
• Identyfikowanie nieprawidłowości i ryzyk związanych z obiegiem dokumentów oraz rekomendowanie działań usprawniających.
• Podejmowanie działań, w ramach monitorowanych potrzeb komórek organizacyjnych Spółki w zakresie wewnętrznych aktów normatywnych, obejmujących przepisy kancelaryjne i archiwalne, w tym zgłaszanie i opiniowanie propozycji aktualizacji przedmiotowych projektów.
• Prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji Spółki.

Wymagania:

• Doświadczenie na podobnym stanowisku, związanym z archiwizacją dokumentacji.
• Ukończony - kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych do przedmiotowej ustawy, w zakresie wykonywanych zadań.
• Wykształcenie minimum średnie; preferowane wyższe administracyjne, archiwistyczne lub pokrewne.
• Umiejętność współpracy i łatwość w komunikacji.
• Dokładność, sumienność, zaangażowanie.

Mile widziane:

• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia.

• Znajomość pracy w systemie SAP.